仪器设备类档案管理工作是学校仪器、设备管理工作的重要组成部分，必须纳入学校整体仪器、设备统一管理工作之中。
一、仪器设备档案归档管理原则
仪器设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统、安全、便于开发和利用。
归档的设备管理和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。
二、仪器设备档案归档部门职责
（一）仪器设备引进部门工作职责：
1.招标小组职责：通过学校招标购置的仪器设备，归档材料由招标小组负责收集汇总。
2.采购部门职责：未通过学校招标直接购置的仪器设备，归档材料由采购部门负责收集汇总。
3.研发部门职责：学校自制仪器设备，作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。归档资料由设备形成部门进行收集积累。
（二）仪器设备管理部门工作职责：
1.积极配合招标小组、采购部门，将仪器设备自身所附带的材料移交至招标小组、采购部门负责人处。范围见（附件1）。
2.在后期管理及使用过程中，产生的维修、二次开发等所形成的材料，进行积累收集，直接移交学校综合档案室。
（三）学校综合档案室工作职责：
负责全校各类仪器设备档案的汇总、分类、编目、保管、利用等工作。
三、归档要求
（一）按归档范围进行收集。文件材料收集要求完整、成套。
（二）归档及时。仪器设备到位后，有关负责人按照本规定对材料进行收集汇总，移交至综合档案室。
附件：1.仪器设备类档案归档范围
2.仪器设备档案分类办法
附件1
仪器设备类档案归档范围
一、学校外购单件、实验室成套仪器设备在人民币5万元以上的；国外引进、学校明确规定为贵重仪器设备，其归档范围。
1.仪器设备（实验室建设）购置申请报告；
2.仪器设备（实验室建设）实施方案；
3.呈批（阅）件；
4.招标文件；
5.投标文件；
6.设备销售或采购合同；
7.供货清单（实验设备材料清单）；
8.相关证明（材料）及说明；
9.验收请示；
10.仪器设备调试及培训报告；
11.仪器设备验收报告；
12.仪器设备使用说明书、随机材料；
13.仪器设备在使用过程中产生的维护保养、大修记录、事故分析与处理结果等。
二、学校自制仪器设备资料收集范围。
1.技术任务书、申请报告、批复；
2.技术调查报告、设备方案、图样以及材料计算等材料；
3.设备组装调试、运行、记录和检测报告；
4.安装使用说明书；
5.技术攻关记录、成果报告；
6.操作规程、维护保养、大修记录；
7.事故分析与处理结果。
附件2
仪器设备档案分类办法
SB11 综合
SB12 办公仪器设备
SB13 教学仪器设备
SB13.11：信息网络设备（信息网络、软件、数据资源、网控、多媒体、语音室、电子阅览室、IT教室、计算机类实验室、校园一卡通、电子图书资源）
SB13.12：电类（电工电子、通信、电气、自动化、物理）
SB13.13：机械类（机械 、数控、 热处理）
SB13.14：建筑类
SB13.15：汽车类
SB13.16：食品类
SB13.17：经管旅游类（经管、旅游）
SB13.18：文体艺术类
SB14 ：运输设备
SB15 ：其他（生活辅助设备、宿舍管理、无塔供水、配电设备）
